社会福祉法人陽光福祉会における個人情報保護の方針
社会福祉法人陽光福祉会ならびに法人が運営する施設では、利用者および保護者・家庭に関する個人情報の取り扱いについて『個人情報の保護に関する法律』(以下、『個人情報保護法』と呼ぶ。)及び関連法令等を遵守し、下記の方針に基づいて個人情報の保護に努めます。
基本理念
社会福祉法人陽光福祉会ならびに法人が運営する施設(以下「事業所」という。)では、『個人情報保護法』第3条において「個人情報は、個人の人格 尊重の理念の下に慎重に取り扱われるべきものである」とされていることを踏まえて、個人情報を取り扱う全ての者が、個人情報の性格と重要性を十分認識し、その適正な取り扱いを図ります。
個人情報の利用目的
事業所では、保護者より口頭もしくは文書により提供を受けて得た個人情報、また日々の保育業務を通して得た個人情報を、『児童福祉法』および厚生労働省編『保育所保育指針』が示している保育所保育及び児童発達支援事業の円滑な実施以外の目的で使用することはありません。
監督官庁への各種届出、法律に定めるところの必要書類作成、各種募集等、情報主体の利益享受及び権利の行使に必要と認められる場合は、正当な目的に限り使用します。
利用目的は
- 利用者募集並びに入園に関する業務
- 保護者との連絡に関する業務
- 利用者の保育に関する業務
- 利用者の記録管理に関する業務
- 利用者の健康状態把握に関する業務
- 退所・卒園した利用者の確認に関する業務
とします。
収集する個人情報の種類
事業所では、利用者を保育及び支援するにあたり、必要最低限の情報は 収集させていただきます。個人情報の提供を依頼する時は、その収集目的、提供拒否の可否を明確にし、適正に使用します。
個人情報の第三者への提供の制限
事業所では、『個人情報保護法』第23条に規定されている下の各号に該当する場合を除いて、保護者の同意を得ないで第三者に個人情報(個人データ)を提供することはありません。
- 法令に基づく場合
- 人の生命、身体又は財産の保護の為に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難な場合
- 公衆衛生の向上又は利用者の健全な育成推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難な場合
- 国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
個人情報の管理
事業所は、利用する個人情報(個人データ)を正確かつ最新に保つよう努めるとともに、漏洩(ろうえい)滅失、又は毀損(きそん)の防止、その他の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じます。また、利用目的を失した個人情報については、法令等に定めのあるものを除き、確実かつ速やかに消去するものとします。
個人情報の開示・訂正・利用停止・消去
事業所は、保護者がその子ども、その家庭および自身の個人情報(個人データ)の開示・訂正・利用停止・消去を求める権利を有していることを十分に認識し、これらの要求がある場合には、法令に従って速やかに対応します。また、開示には、本人(保護者)確認をさせていただきます。
個人情報非開示の範囲
事業所の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合は、非開示とします。
個人情報の使用
事業所は、個人情報の使用に際して、使用されている方の安全に留意するとともに、情報主体の方の意見を尊重し、個人情報を適切に取り扱います。その上で、利用者の園生活において必要に応じ使用します。
具体的な使用は次のとおりとします。
- 事業所での生活において、利用者が必要とする箇所(ロッカー・フック・くつ箱等)や個人で使用する物品(連絡帳・帽子等)には名前や写真を掲示・記載します。
- 事業所内の壁装飾として、当番表・誕生表・利用者作品には名前や写真を掲示します。
- 利用者名簿・日誌・指導計画・児童票・名札・園便りやクラス便りに、行事の写真を掲載します。
- 児童票・調査票・健康調査票・就労証明書・受給者証・個別支援計画の提出をお願いしますが、運営上必要な目的以外には使用しません。
- 利用者名簿や利用者連絡先は事業所での使用に限定し、それ以外の方から求められてもお知らせしません。
- 実習生の記録ノートに利用者名の記載はいたしません。
パンフレットやホームページなどでの写真使用
事業所で撮影した写真データをパンフレットやホームページなどで使用する場合、以下の点を厳守します。
- 利用者の写真は、集合写真や複数利用者の活動場面のみを掲載し、個人が特定しにくい写真のみとします。また、ホームページに使用する写真については、個人が特定しにくい解像度で掲載します。
- 個人の特定ができるような写真を掲載する場合は、保護者の同意を得た上で掲載します。
- 保護者から写真の修正や掲載中止の要請を受けた場合は速やかに処理を行います。
個人情報保護体制の継続的改善
事業所は、この「社会福祉法人陽光福祉会における個人情報保護の方針」を実行するため、職場内研修・教育の機会を通じて全職員に周知徹底させて実行し、かつ継続的に改善することによって常に最良の状態を維持します。
個人情報保護規程
第1条(目的)
(1)本規程は、個人の尊厳を最大限に尊重するという基本理念のもと、社会福祉法人陽光福祉会(以下、「本会」という。)が保有する個人情報の適正な取り扱いに関して必要な事項を定めることにより「個人情報の保護に関する法律」及びその他の関連法令等を遵守することを目的とする。
第2条(利用目的の特定)
(1)本会が個人情報を取り扱うに当たっては、その利用目的をできる限り特定する。
(2)本会が取得した個人情報の利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と変更後の利用目的とが相当の関連性を有する合理的な範囲内になければならない。ただし、当該個人情報がプライバシー情報(私生活上の事実に関して一般的に公開を望まない内容の情報をいう。以下同じ。)を含む場合、利用目的を変更するには原則として本人の同意を必要とするものとする。
(3)前項に従って個人情報の利用目的を変更した場合には、変更した利用目的について、本人に通知又は公表しなければならない。
第3条(利用目的外の利用の制限)
(1)本会は、あらかじめ本人の同意を得ることなく、前条に定める利用目的を超えて個人情報を取り扱ってはならないものとする。
(2)前条又は前項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当する場合には、あらかじめ本人の同意を得ることなく、前条によって特定された利用目的の範囲を超える必要かつ合理的な範囲において、個人情報を取り扱うことができるものとする。
1)法令に基づくとき
2)人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
3)公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
4)国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
第4条(取得に関する規律)
(1)本会が個人情報を取得するときには、その利用目的を具体的に特定して明示し、適法かつ適正な方法で行うものとする。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合には、利用目的を具体的に特定して明示することなく、個人情報を取得できるものとする。
(2)本会が個人情報を取得したときには、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかにその利用目的を本人に通知又は公表するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合には、本人に通知または公表しなくてもよいものとする。
1)利用目的を本人に通知又は公表することによって、本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがあるとき
2)利用目的を本人に通知又は公表することによって、本会の権利又は正当な利益を害するおそれがあるとき
3)国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知又は公表することによって、当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
4)取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められるとき
第5条(個人データの適正管理)
(1)本会は、利用目的の達成に必要な範囲内において、常に個人データを正確かつ最新の内容に保つよう努めるものとする。
(2)2本会は、取り扱う個人データの漏洩、滅失又はき損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講ずるものとする。
(3)3本会は、個人データを取り扱わせる本会の職員に対し、個人データの安全管理のために必要かつ適切な監督を行うものとする。
(4)4本会は、個人データの取り扱いの全部又は一部を第三者に委託する場合には、当該第三者に対し、個人データの安全管理のために必要かつ適切な監督を行うものとする。
(5)5本会は、利用目的に関して保有する必要のなくなった個人データにつき、6月を超えて保有することのないよう、確実かつ速やかに消去することとする。
第6条(個人データの第三者提供の制限)
(1)本会は、次の各号のいずれかに該当する場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ることなく、個人データを第三者に提供しないものとする。
1)法令に基づくとき
2)人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
3)公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
4)国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
(2)次に掲げる場合において、当該個人データの提供を受ける者は、前項の第三者に該当しないものとする。
1)本会が利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取り扱いの全部又は一部を委託する場合。
2)合併その他の事由による事業の承継に伴って個人データが提供される場合。
3)個人データを特定の者との間で共同して利用する場合であって、その旨並びに共同して利用される個人データの項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的及び当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いている場合。なお、利用目的又は個人データの管理について責任を有する者の氏名若しくは名称を変更する場合には、変更する内容について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くものとする。
第7条(保有個人データに関する事項の公表)
(1)本会は、保有個人データに関し、次に掲げる事項について、本人の知り得る状態(本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。)に置くものとする。
1)本会の名称
2)すべての保有個人データの利用目的(第4条第2項第1号ないし第3号に該当する場合を除く。)
3)次条第1項及び第9条第1項の規定による求めに応じる手続
4)本会が行う保有個人データの取り扱いに関する苦情の申出先
第8条(保有個人データの開示)
(1)本会は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの開示(当該本人が識別される保有個人データが存在しないときにその旨を知らせることを含む。以下同じ。)を求められたときは、身分証明書等によって本人であることを確認した上で、本人に対して保有個人データを開示するものとする。ただし、開示することによって次の各号のいずれかに該当する場合には、その全部又は一部を開示しないものとする。
1)本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
2)本会の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
3)他の法令に違反することとなる場合
(2)前項に定める開示の方法は、書面の交付による方法とする。ただし、あらかじめ、本人との間で口頭での回答による開示を合意によって定めている場合には、その方法によるものとする。
第9条(保有個人データの訂正、追加、削除、利用停止等)
(1)本会は、本人から、書面又は口頭によって、開示に係る個人データの訂正、追加、削除又は利用停止を求められたときは、利用目的の達成に必要な範囲内において、速やかに必要な調査を行い、理由があることが判明した場合には、その結果に基づいて当該保有個人データの訂正、追加、削除又は利用停止等の措置を採るものとする。
(2)本会は、前項に基づいた措置を採ったとき、又は措置を採らない旨の決定をしたときは、本人に対して遅滞なくその旨(訂正又は追加した場合には、その内容を含む。)に理由を付して通知するものとする。
第10条(個人情報保護管理者及び苦情対応)
(1)本会は、個人情報の適正な管理を図るため、個人情報保護管理者及び雇用管理個人情報管理責任者を定め、本会における個人情報の管理に必要な措置を行うものとする。
(2)前項に定める個人情報保護管理者は、施設長とする。
(3)第1項に定める雇用管理個人情報管理責任者は、施設長とする。
(4)本会は、個人情報の取り扱いに関する苦情に適切かつ迅速に解決するため、苦情解決責任者を定め、本会における個人情報に関する苦情に対応するものとする。
(5)前項に定める苦情解決責任者は、施設長とする。
第11条(役職員等の責務)
(1)本会の役職員等(ボランティア等の従事者を含む。以下同じ。)又は役職員等であった者は、業務上知り得た個人情報の内容を第三者に漏洩し、又は不当な目的のために利用してはならない。
(2)2本規程は、個人情報保護を目的とした規程であって、本会の役職員等(ボランティア等の従事者を含む。以下同じ。)又は役職員等であった者は、プライバシー情報の保護に関しても別途厳格に法令を遵守するよう努めるものとする。
附則
第1条
(1)本規程は平成19年4月1日より施行する。
個人情報保護に関して保護者の方へのお願い
社会福祉法人陽光福祉会の個人情報保護に対する基本方針に基づき、当園では、個人情報が外部に出ることのないように当園職員に周知徹底しております。ただし、下記の情報管理については当園で把握することが困難でございます。
- 保護者の方が行事やイベントでの撮影された写真、ビデオ
- 業務委託など外部の者による写真撮影やビデオ録画
- その他、上記以外で情報の把握が難しいと思われるもの
- 保護者の方や第三者によるインターネット上での掲載（ブログなど）
つきましては、保護者さまが持ち出された情報はお子さまの成長記録以外に使用しないという誓約書と個人情報についての同意書を、入園時にご提出していただくようお願いします。
情報廃棄の方法
社会福祉法人陽光福祉会では個人情報(利用者・職員など)を含むデータ(文書・データ)を破棄する際は以下のように行っています。
文書の破棄
個人情報を含む文書を破棄する際、少ない枚数の場合はシュレッダーを使用します。
量が多い場合はクロネコヤマトの機密文書リサイクルサービスを利用しています。
※クロネコヤマトの機密文書リサイクルサービスの説明は下記HPをご参照ください。
パソコンデータの破棄
パソコンを廃棄する際はハードディスクを取り出し保育園内で、専用ソフト(DESTROY)を使用しデータを消去した後、電動ドリルで１台ずつディスク面を破壊し破棄をしています。
HDを取り出し
ソフトの設定画面
電動ドリルで破壊
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