保育園とマイナンバー制度

いよいよ制度開始が迫ってきましたマイナンバー制度、郵送やらFAXやらでやたらとマイナンバーについての講習会やソフトの案内が送られてきますね。もう既にご承知の方も多いと思いますが、調べたことの備忘録としてまとめておきます。

【追記】その後さらに調べたことや研修で聞いたことをもとに加筆・修正(前回書いたことに間違った点はありません)しました。

マイナンバー制度とは

社会保障・税番号制度のことで、すべての国民に個別の管理番号がつけられ、それに基づいて社会保障と税の分野における行政の処理がすべて行われるというものです。番号の利用は2016年1月から開始されます。

マイナンバー制度導入の目的と用途

複数の機関に存在する個人の情報が、マイナンバーによって紐づけされることにより情報が効率的に管理されることになります。それは、行政の効率化につながり、国民の利便性が高められ、、公平かつ公正な社会を実現する社会基盤となるようです(例えば税務署・年金事務所・ハローワーク等の情報の紐づけにより脱税や社会保険未加入等が防げる)。
将来的には戸籍制度・パスポート・自動車登録・健康保険証の代わりとなることが想定されているようですが、当面は税と社会保障に関する情報等の管理が主な内容となります。

通知カード

今年10月から住民票がある個人に住民票上の現住所地へ個人ごとのマイナンバーが附番された「通知カード」が郵送されてきます。なお、中長期在留者や特別永住者などの外国人の方にも送られてきます。ここで注意が必要となるのが住民票上の現住所へ郵送されてくるということです。転出届・転入届を行っていない場合、当然ですが住民票に記載されている現住所へ通知カードが郵送されてしまい、回収するのが大変になります。ちなみに法人についても番号が附番されて通知がされますがこちらはマイナンバーとは言わず法人番号となります。
※個人番号カードは希望者が2016年1月より手続きすることで発行されます。写真が付いていることから身分証としても利用することが出来ます。交付には本人確認が必須のため、市区町村役場に出向き受け取ることなどが必要なようです。

保育園を運営する上でマイナンバーを取り扱う項目

人事・給与業務

雇用保険や社会保険の加入手続きや年末調整など、職員の社会保障や税関連の様々な手続きや書類において、個人番号を記載することが求められます。

個人相手の取引に対する支払業務

外部の専門家(弁護士・税理士・社会保険労務士など)に対する報酬、個人家主に対する施設・土地・駐車場・畑など賃料、外部講師に対する講師料などの支払いのために、マイナンバーの提供を受けて支払い調書に記載し、税務署に提出する必要があります。
※入園などで法人が、保護者の方からマイナンバーを回収することはないようです。

保育園で取り組まなければならない項目

職員へ住民票を確認するよう通知(8月までに)

現在住んでいるところと住民票の住所が異なる場合には住民票の移動手続きを行うよう文書などで通知

就業規則の変更案の作成

就業規則において、「マイナンバーの通知」と「マイナンバーの利用」の項目を追記
[例]
第○条2(マイナンバーの通知)
職員は、採用時に法人にマイナンバーを通知しなればならない。
2.法人は、職員に対して、身分確認のため身分証明書(例:運転免許証)を求めることがある。
3.職員が扶養対象家族を有し、扶養対象家族のマイナンバーを法人に通知するにあたっては、虚偽のないように確実に確認しなければならない。
第○条3(マイナンバーの通知)
法人は、職員および扶養対象家族のマイナンバーについて、以下の手続きに利用することができる。
(1)健康保険・厚生年金保険関係届出事務
(2)雇用保険関係届出事務
(3)労働者災害補償保険法関係届出事務
(4)国民年金第3号被保険者関係届出事務
(5)給与所得・退職所得に係わる源泉徴収票作成事務

特定個人情報取扱規程の作成

従業員数が100人以下の中小規模事業者は、特例として「特定個人情報等の取扱い等を明確化する」などの措置で代替することができるとされていますが、監査などで「どのように特定個人情報等の取扱い等を明確化していますか?」と聞かれても答えようがないので、特定個人情報取扱規程は策定する必要があります。

参考 : 社会福祉法人陽光福祉会 特定個人情報取扱規程

理事会で「就業規則の変更」及び「特定個人情報取扱規程」の承認

理事会にて「就業規則の変更」及び「特定個人情報取扱規程」の承認をうける

職員会議などで就業規則の変更について職員に説明する

職員会議などで職員へ説明をした上で職員代表より意見書を受けとる

労基署に提出

意見書を添付した上で就業規則(変更)届を労基署に提出

職員に届いた通知カードを厳重保管するよう通知(9月)

郵送される通知カードをDMなどと一緒に破棄してしまわないよう職員へ文書などで通知

マイナンバー取り扱い担当職員の明確化

特定個人情報取扱規程に則り、「特定個人情報 事務取扱責任者」と「特定個人情報 事務取扱担当者」を任命する必要があります。通常は、当法人のような小規模な法人の場合は、
●特定個人情報 事務取扱責任者…園長
●特定個人情報 事務取扱担当者…事務(経理)担当者
になると思います。

任命の手続きとしては、「特定個人情報 事務取扱責任者」そして「特定個人情報 事務取扱担当者」としての辞令交付、また担当職員からは「特定個人情報の取り扱いに関する誓約書」を提出してもらいます。

参考 : 社会福祉法人陽光福祉会 特定個人情報(マイナンバー等)の取扱いに関する誓約書

 注意
マイナンバーの通知カードが届いた職員より、「通知カードが届いたので…」と通知カードを突然持ってくることがあるかも知れませんが、ここまでの手続きを踏んでいないと預かることは出来ません。なのでそのような場合は、まだ自分で大事に持っていて、通知があったときに持ってくるよう伝えます。

「特定個人情報についての基本方針」の策定及び掲示

職員に向け、特定個人情報(マイナンバー)の取扱いの方針を告知する義務があります。具体的には「特定個人情報についての基本方針」を策定し、職員室などに掲示しておくことが必要となります。

参考 : 社会福祉法人陽光福祉会 特定個人情報の適正な取り扱いに関する基本方針

マイナンバーの収集

制度施行と同時に回収では混乱が生じることが予想されるため制度施行前に回収することが認められています。なので当法人では年末調整の書類配布時に回収の通知を行ない、年末調整の書類を回収するときに扶養家族分も合わせてマイナンバーを集める予定です。

※今年の年末調整などには必要ないので、今年中に必ず集める必要はないようです。なので、そこまで急ぐ必要はないかも知れません。
※新規採用者は採用関係書類提出時に一緒に提出してもらう予定です。

収集にあたっては、「個人番号利用目的同意書兼個人番号通知書および本人確認書類の送付のお願い」と「個人番号利用目的同意書兼個人番号通知書」の2枚を全職員に配布します。そして、「個人番号利用目的同意書兼個人番号通知書」にマイナンバーを含む必要事項を記入し、さらに職員の本人確認書類(?!)となる運転免許証などの写真付き証明書を一緒にコピーしてもらい一緒に提出してもらいます(必要ないとの話も聞きますが、これまでの経験で後から必要と言われることもありそうで、そのとき回収するのも大変ですしね…)。
扶養家族分については職員が確認するのでマイナンバーのコピーだけで大丈夫なようですが、扶養家族となる配偶者がいる場合(保育園では少ないですが)、委任状も合わせて提出してもらいます。

委任状について
扶養家族で委任状が必要かどうかを考えるのは、国民年金の第３号被保険者である配偶者のみとなります。そして配偶者の委任状が必要かどうかは考え方によって異なります。
●職員が「扶養親族の代理人」となり、法人にマイナンバーを提供 … 委任状が必要
●職員が「法人の代理人」となり、扶養親族からマイナンバーを収集 … 委任状はいらない
こう書くと「法人の代理人」の方が委任状がなくて済み楽そうですが、この場合は職員に対しての事務委任が発生していることになり、法人に対して番号法11条に基づく監督責任が生じ、委託まつわる手続も必要となります。そのため、職員が「扶養親族の代理人」となり、配偶者から委任状をもらう方が良いと思います。

参考

個人番号利用目的同意書兼個人番号通知書および本人確認書類の送付のお願い

個人番号利用目的同意書兼個人番号通知書

委任状

税理士・社会保険労務士などと外務委託契約書の取り交わし

業務委託をしている場合は委託先から話があると思いますが、外務委託先と「特定個人情報委託契約」を締結する必要があります。

※すべて委託していても委託者(法人)には監督義務があるので、任せっぱなしとはいきません。委託先に対してどのようなシステムで処理がなされているのかぐらいは最低限把握する必要があり、不十分であれば改善を求め、実際に改善されて初めて監督義務を果たしたと考えることができるようです。

さほど大規模でない保育園における
現実的なマイナンバーの管理は「紙」が一番

はじめにも書きましたが、マイナンバーについてはパソコンでの運用や保管における各種サービスの営業が盛大にきています。当法人では、独自システムを開発し、全保育室にLANで結ばれたパソコンを配置し、ほとんどのデータを電子化させ、法人内で管理しているサーバーに一括保管しています。そんなわけで、IT関連にはそこそこ力を入れているのですが、だからこそマイナンバーの管理は紙ベースが一番楽で、安全だと感じています。

そもそも何故パソコンを使う必要があるのでしょうか?

　マイナンバーと騒ぎ立てられていますが、実際は役所への提出書類の欄が一つ増え、そこにマイナンバーを記入するだけ…事務作業が大幅に増えるわけではありません。もちろん手書きには書き間違えのリスクはついて回りますが、安全面でのリスクに比べれば小さいものです。

マイナンバーの大変さはとにもかくにもその管理にあり、罰則規定があるため、もし万が一流出でもしたら罰則はもちろんのこと、法人に与えるダメージはとても大きいです。この管理を考えたときパソコンでの管理は大きなリスクが伴います。まして、「マイナンバーを自社で保管なんて危険です!!ぜひ当社のクラウドサービスをご利用ください!!!」なんて言葉に乗せられて、クラウドなんぞに上げた日にはリスクはさらに上がってしまいます。何故かという理由はいろいろありますが、ベネッセなんていう大企業でも流出したことを考えれば、絶対安全なんて考える人はいないと思います。

マイナンバーは、
厚めの紙(コピー防止用紙ならなお可)に職員名(扶養家族名)とマイナンバーのみを記入し、
「個人情報 閲覧禁止 放置厳禁」などを表に書いたファイルにしまい、
そのファイルを金庫に保管し、
決められた職員が必要なときだけ取り出し、
必要書類に転記し、
すぐに金庫にしまう(出しっ放しにしない)。
退職した職員のマイナンバーは黒マジックでしっかり塗りつぶす。

また、マイナンバーの利用履歴は「特定個人情報 記録票」を作成し、
マイナンバー利用時にその都度手書きで記入し一緒に保管する。

こんな自分の手の届く範囲での管理・運用が一番安全で結局は楽だと思います。

参考図書

何冊か購入して読みましたがこの本が一番分かりやすかったです。